海南墨子慈善基金会

行政管理制度

第一章  总则

第1条  根据《海南墨子慈善基金会章程》，使各项工作制度化、规范化，进一步强化内部管理，提高行政工作运行效率，特制定本条例。

第二章  内设机构与职能

第一节 组织结构图

第2条  组织结构

第二节 领导机构

第3条  墨子基金会理事会、秘书长的工作规则和职权，参见《海南墨子慈善基金会章程》第三章。

第4条  经会理事会决定，并报业务主管单位审查、社团登记管理机关批准，由周凯担任法定代表人，陈阳为秘书长。

第三节  秘书处工作规则

    第5条  为建立科学的议事规则、规范工作程序，确保秘书处工作制度化、规范化，根据《海南墨子慈善基金会章程》及有关要求，制定本规则。

    第6条  秘书处工作的三个基本原则：“重大事项，集体决议；具体事务，明确分工负责；运行程序，规范有序”。

    第7条  秘书处领导的基本分工：秘书处领导依照章程，进行分工协作。秘书长全面负责秘书处工作，监督和管理落实理事会决议；执行秘书长协助秘书长开展秘书处工作，并负责与政府部门协调、规范管理、日常运营、管理日常事务等工作。

第8条  秘书处的工作程序：秘书处要建立民主决策，规范管理，高效运转的工作规则。

（一）重大事项，集体决议。秘书处重大事项如下：

1．理事会等重要会议的工作方案；

2．年度工作计划、财务预算和决算；

3．未列入预算的重大支出项目和资产购置；

4．与全国性机构的重大合作项目；

5．自然灾害等重大突发事件的应急处置；

6．行业自律标准的立项和研制；

7．由墨子基金会主办的全国性大型活动和外事活动方案；

8．其他需报请上级主管部门决定的重大事项。

（二）重要文件通过程序上报对外签发。重大决策、会议纪要及以“墨子基金会”的名义对外发布的信息，由执行秘书长审核后秘书长签发；

（三）秘书长会议由执行秘书长提出报秘书长同意。执行秘书长根据工作需要提出秘书长会议议题并准备相关文件，报经秘书长同意后，方可召开秘书长会议；

（四）突发事件应该快速应对。如遇突发事件，可采取紧急汇报方式，如电话、短信等，以便快速决策和应对。

第9条  秘书处日常工作制度

（一）建立秘书长会议制度。秘书长会议每月召开一次，亦可根据需要临时召开。秘书长会议由秘书长召集，执行秘书长参加，视需要也可请各分支机构负责人和部门负责人列席；

（二）建立财务报表上报制度。由财务部按季度上报财务报表，经各位执行秘书长审议后，上报秘书长；

（三）建立秘书处日常工作例会制度。秘书处每周一召开例会，由执行秘书长主持，各部门负责人参加，讨论上周工作完成情况和本周重点工作；

（四）建立突发事件快速通报制度。突发事项可采用电话沟通方式，由执行秘书长向秘书长通报，及时制定应对方案后，报秘书长审定。

第四节  秘书处部门设置与职能

第10条  根据《海南墨子慈善基金会章程》，结合墨子基金会实际工作需要，本着精简、高效的原则，制定本方案。

第11条  秘书处主要职责：

制订并实施基金会工作的整体战略，完成理事会下达的年度目标，组建基金会工作团队，建立健全基金会管理制度，对基金会发展及理事会会议具有参与及讨论权。

（一）全面负责墨子基金会行政、人事、财务方面的日常工作；

（二）拟订墨子基金会发展规划、年度工作计划，报经理事会批准后组织实施；

（三）拟订墨子基金会各项管理制度，报经理事会批准后组织实施；

（四）拟订墨子基金会各分支机构、实体机构建设和管理方案，报经理事会批准后组织实施；

（五）拟订秘书处的内部机构设置方案、工作流程和管理方案，报经理事会批准后组织实施；

（六）负责墨子基金会理事会或其它重要会议、重要活动的组织和服务工作；

（七）负责检查督促各项决议、决定的贯彻落实情况；

（八）负责墨子基金会会员发展和服务工作；

（九）负责墨子基金会运营经费的筹集。

第12条  秘书处内设机构

秘书处现阶段设置办公室、项目部、外联部、传播部共4个职能部门，今后根据发展需要进行增加和调整。

第13条 办公室。主要职责如下：

（一）起草综合性文字材料；

（二）制定各项规章制度，进行考勤管理和工作督查；

（三）文件的传递、登记、管理及印章、档案管理；

（四）购置、管理办公用品；

（五）负责人事管理有关工作；

（六）协调各部门间工作关系；

（七）整理、编辑墨子基金会大事记；

（八）编辑整理秘书处工作动态及重要活动信息，并通报其他各部门；

（九）秘书处领导交办的其他具体事项。

第14条  项目部。主要职责如下：

（一）负责项目的管理、实施、监测、评估，保证项目目标的实现；

（二）负责新项目立项接洽，资料提供、基础问题解答；

（三）负责对项目预算决算的合理性、费用单据的完整性、合规性进行审核，保证项目支出规范，提高资金使用效率；

（四）负责项目各阶段工作总结、项目报告、简报的整理，报送相关方；

（五）规范项目的管理，建好各部门的信息管理系统；

（六）负责对项目进行跟踪、监督，确保捐赠协议中各方权责的落实。

（七）有效获取和整合社会资源，与项目各相关利益方保持良好的沟通，保证项目的顺利实施；

（八）协助项目总监进行相关领域新项目的需求调研、评估、设计和开发；

（九）根据部门统筹，配合秘书长工作，达成年度既定目标。

（十）执行领导安排的其他各类事项。

第15条  外联部。主要职责如下：

（一）进行慈善组织与政府间的协调；

（二）建立和维护跨部门、跨行业、跨地域的协调机制和合作关系；

（三）建立慈善领域救灾等突发应急协调机制。

（四）负责基金会国内外资源的日常联系、服务等工作；

（五）建立国内外重点发展对象的信息网络，做好资源的拓展；

第16条  传播部。主要职责如下：

（一）负责墨子基金会的日常宣传和品牌推广；

（二）负责墨子基金会网站内容更新维护；

（三）负责各类宣传材料的设计制作；

（四）与各媒体保持沟通，维护和开发媒体关系；

（五）组织各类新闻发布会；

（六）承担重大活动的媒体邀请和宣传推广工作。

第三章  办公室行为规范

第17条 目的：为规范办公秩序、提高工作效率，确保良好有序的工作环境，特制本制度。

第18条  值得推崇和倡导的办公室行为规范：

（一）主动维护良好的办公环境秩序；

（二）保持个人办公桌面及周边办公环境干净整洁；

（三）团结、互助、尊重、信任、营造相互信赖的工作气氛；

（四）爱护公用设施、用具，如有损坏、故障，主动报告以作及时维护；

（五）具有团队协作精神，主动承担本职工作以外的职责、任务；

（六）工作语言亲切、诚意、谦虚；

（七）接待来访人员时热情、真诚；

（八）接听工作电话，尽量在铃声响三声内接听，先说“您好！”；

（九）外出公务或休假，应设置个人邮箱自动回复外出提示，并交待同事代接听工作电话；

（十）相互合作，当意见或主张不一致时，应理解相互的立场，积极寻求合作解决方案，面对面沟通，避免争执；

（十一）做到上传下达、信息畅通、各尽其职、履行工作职责；

（十二）对团队或领导形成的决策或指令要执行，有保留意见的，可及时反映以作调整，但不可消极应对，影响工作。

（十三）使用办公设施、用具后及时放回原位；

（十四）勿在办公区吸烟，包括办公区的厕所和楼梯间；

第19条  需避免的不当办公室行为：

（一）大声喧哗，影响他人正常工作；

（二）工作时间擅离工作岗位或进入与工作无关场所，影响工作；

（三）工作时间做与工作无关的事情，包括但不限于浏览、阅读与工作无关的网站、书刊报纸等；

（四）因工作离开办公位时，未能事前向同事或领导交待工作事宜，保持工作的联络及衔接；

（四）因公外出办事未能保持与机构的正常工作联系；

（五）言行失检、态度傲慢、经劝导仍不服从工作分配或不配合工作；

（六）违反工作规例、使机构蒙受经济损失或造成安全事故；

（七）工作时间，打非业务电话；

第20条  节能降耗

（一）用电子备忘录和员工通讯录替代印刷版本；

（二）尽量通过电脑发送和接受传真；

（三）重新利用单面打印过的纸张起草文件、做便签和内部备忘录。

（四）下班后关闭所有办公设备的电源，如电脑、复印机、打印机、饮水机、碎纸机等，减少待机能耗；合理利用设备的待机省电模式；

（五）办公室充分利用自然光照明，下班后关闭办公场所全部照明灯，杜绝“白昼灯”、“长明灯”；

（六）会议室、接待室等在使用时才开启照明灯或空调，使用完毕后，及时关闭照明灯、空调及会议用设备；

（七）减少使用一次性餐具、文具、纸杯等；

（八）尽量使用电子文档和多媒体设备。

（九）如需要打印，通过调整页面格式，尽可能实现双面打印；

（十）在必须打印文档时，通过调整字体、边距和间距是一张标准纸张上能容纳更多文本，删除文件末尾多余页，实现版面利用最大化；

（十一）复印机和打印机

1、减少纸张打印，纸张正反面、黑白打印/复印；

2、将复印机和打印机设置为默认双面打印；

3、使用单面的废纸打印非正式文稿；

4、购买新的打印和复印设备时，确保它具有双面印制功能。

5、将打印机和复印机设置成不打印封面页。

（十二）其它

1、使用环保纸，如：再生纸或单面纸;

2、节约用水，如：及时关闭水龙头、合理利用便池的大小水按键等；

3、就餐时，应量入为主、避免浪费；

4、洗手后请尽量使用烘手机或手帕；

第四章  采购管理制度

第21条  为规范墨子基金会的采购行为，提高资金使用效率，防止违法违纪行为的发生，根据国家有关法律、法规及墨子基金会实际，制定本办法。

第22条  采购活动的开展应遵循公开、透明、规范、高效的原则。

第23条  采购内容主要涉及以下方面：

（一）工程建设采购：指各类新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮、安装等；

（二）货物采购：指各种形态和种类的物品。包括物资、设备仪器、产品、用品、材料、燃料、图书和教材等；

（三）服务采购：指除货物和工程以外的其它采购对象。包括并不限于会议承办、宣传视频制作、演出举办、信息咨询、教育培训等；与信息系统有关的硬件、软件购买、维护以及信息系统开发建设工程等；

（四）其它采购：服务或供应商定点，例如会务接待宾馆（饭店）、印刷品制作公司、机票购买机构、车辆维修及保养厂商等；

第24条 采购活动根据不同的采购内容和规模，主要采用招标和询价方式。其中，招标包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判三种方式。具体内容如下：

第25条  采购金额0.5万元以下，由秘书处行政人员完成；采购金额0.5万元至10万元，需要3家报价；超过10万元需要招标。如不委托招标公司代为招标，须成立3人以上招标小组。

第26条  若采购申请部门确有特殊客观原因造成不能按上述规定方式进行采购，须书面陈述理由和相关建议，并经执行秘书长同意后，报秘书长审批。

第27条  秘书处是采购工作的领导机构，负责重大采购活动的决策和审批；执行秘书长为采购活动的风控责任人；办公室及各采购申请部门为相关招标活动的最终执行和责任单位。

第28条  墨子基金会的采购活动分为立项审批和采购实施两个步骤进行。所有采购活动须得到立项批准后，方能实施。其中，预算内立项审批以每年理事会通过的当年财务预算为准，无须另行报审；预算外采购立项需填写《墨子基金会预算外采购立项申请审批表》，由需求部门书面提出申请，经执行秘书长审核同意后，报秘书长审批。

第29条  已立项的采购可进入采购实施阶段，由申请部门按批准的采购方式进行采购，并如实填报《物品采购、印制、维修申请书》。

第30条  执行秘书长负责对采购过程进行合规审查，并参与重大采购合同的审查和谈判。采购执行部门应在以下采购环节征求执行秘书长的意见：

1、采购供应商确定：

（1）参与对招投标方案、招标代理机构、招投标公告进行审核；参加招投标说明会及招投标会议等（具体操作流程详见操作指南）。

(2) 参与申请部门组织竞争性谈判事宜，对谈判会议的流程进行督导，并参加竞争性谈判会（具体操作流程详见操作指南）。

(3)采购执行部门选择3-5家供应商进行询价，并如实书面向执行秘书长提供询价结果（供应商名称、联系人、联系电话、报价）和选定供应商资质文件（企业营业执照、组织机构代码、税务登记证、产品合格证、产品生产许可证等，具体操作流程详见操作指南）。

2、负责审核墨子基金会所有涉及采购活动的合同，并在相关合同审批表中签字。

3、参与重要采购活动的交货、验收、发放等环节，并有权进行抽查、监督等。

第31条  全部采购工作完成后，执行部门将全过程资料：《墨子基金会预算外采购立项申请审批表》、《墨子基金会物品采购、印制、维修申请书》、供应商资质文件（企业营业执照、组织机构代码证、税务登记、产品质量承诺书、生产许可证；如涉及食品、药品、医疗器械还需提供权威机构检验证明）、合同、货物验收报告等存档备查。

第32条  应急采购。指在灾害紧急救援、突发事件处置等特殊条件下，正常采购流程无法满足项目需要时采取的紧急采购。涉及该类采购时按应急会议要求特殊处理。

第33条  参与采购的工作人员，在落实采购工作的过程中，须严格执行国家、行业的法律规定及墨子基金会规章制度、保密条款，坚持原则、严守纪律、廉洁自律。否则，墨子基金会将根据实际情况，给予当事人必要的行政处罚，如涉及刑事责任的，按相关法律程序办理。

第34条  墨子基金会所有员工，对采购工作具有监督权和举报权，可通过正规渠道行使自身权利。

第五章  印章使用管理制度

第35条  印章的定义：本规定所指印章是在墨子基金会发行或管理的文件、凭证文书等与墨子基金会权利义务有关的文件上，因需以墨子基金会名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。

第36条  印章的保管：

（一）各类印章（包括正式印章、专用印章、钢印和法人代表手章