海南墨子慈善基金会财务报销管理规定

一、目的

为进一步健全海南墨子慈善基金会秘书处（以下简称“秘书处”）的财务制度，加强财务管理，规范费用支出，特制订本规定。

二、适用范围

适用本规定所列举之费用开支；

适用于秘书处所有工作人员。

三、职责

秘书处财务部负责本规定制定、检查、解释及修订。

秘书处审批支出额度和权限。

秘书处财务部按照本规定对员工财务报销及费用支出行为进行管理。

四、具体内容

（一）业务招待费

1、本规定所指的业务招待费是指与秘书处业务直接相关的招待支出，主要包括餐饮费、纪念品费等，业务招待费必须坚持“小额、合理、必须、适度”的原则。

2、各部门如有业务招待费用开支，需事先报执行秘书长批准，方可报销。

3、业务招待费实行“谁使用、谁报销”的原则，须有证明人签名及招待对象说明。

（二）车辆使用费

车辆使用费是指车辆的保险费、年检费、养路费、停车费、通行费、汽油费、维修费等日常费用。根据《车辆配置及其车贴补助管理办法》的有关规定，以下情况可报销车辆使用费：

1、秘书处所配备的公务车所发生的车辆使用费；

2、所有车辆因公到外埠出差所发生的通行费、停车费和汽油费。

（三）市内出差

1、员工因公前往市内特别是郊区出差，除报销公共交通费用外，如误餐，可参照外埠出差标准报销餐费。

2、秘书处员工市内公务提倡乘坐公共交通。如公务紧急，也可搭乘出租车。

（四）外埠出差

1、住宿

2、餐费

（1）工作出差按以上标准补贴餐费，递交出差花费报告时不需出示发票收据。

（2）不管为自己还是为海南墨子慈善基金会工作，都应避免选择过分昂贵的饭店。

（3）中午12：00以前出发或中午12：00以后返回，可以申报一整天的餐贴；中午12：00以后出发或中午12：00以前返回，可申报半天的餐贴。

（4）如果提供公务早餐、午餐或晚餐，应按餐贴标准扣除相应餐费。

（5）因公出国的管理

①受墨子基金会委派出国（境）工作或学习者应填报出差申请单，并附对方邀请函或墨子基金会任务批件到财务部办理相关手续、领取经费。

②费用全部由墨子基金会自理的，开支标准（交通、食宿、零用）参照国家财政部、外交部〈发财行[2001]73号〉文件有关规定办理；

③对方包旅费和全部食宿费用的，墨子基金会不再给予出差补助费；

④对方支付部分费用，其余部分由本会支付的，其标准参照国家财政部、外交部〈发财行[2001]73号〉文件有关规定办理。

（6）出差期间，因业务需要发生其他费用时，须事前向执行秘书长请示，经同意后方可支出，返回后须经该领导签字，办理报销手续。

3、交通费

鼓励员工出差乘坐火车，但以下情况可乘坐飞机：

（1）所有国外出差；

（2）火车在途时间超过10小时，或路途单程超过1000公里；

（3）飞机票折扣低于火车票价格时；

（4）经执行秘书长批准的因公出差。

（五）出差审批流程

1、因公出差必须办理审批手续。工作人员出差由执行秘书长批准。

2、工作人员出差，应将“出差申请单”交至办公室办理登记手续。

3、出差人员应在规定期限内返回。遇有变化需延长出差时间，应及时请示有关领导得到批准后方可延期。否则，延期费用自理。

4、出差人员返回以后，应在3日以内向直线领导汇报出差结果，并及时到办公室办理注销手续。

5、出差人员应如实填写出差费用报销单，附经办公室签字的“出差（外出）申请单”，经执行秘书长审核后，交秘书长签批。

6、火车票、机票原则上由办公室人员统一购买。

（六）借款

1、因公需暂支现金的，须填写《借款单》，经秘书处领导批准后方可暂支；

3、人民币10000元以上的借款应将已核准的《借款单》提前两天交财务部；

3、暂支款应在实际支付后一周内办理报销手续。

五、报销流程及要求

（一）报销流程

申请人填写费用报销单-执行秘书长审核-财务部票据审核-秘书长签字同意报销(审批人)-出纳支付报销金额-申请人签字取款。

（二）票据要求

1、发票必须是财政或税务的正规票据；

2、发票上必须要有单位名称、日期、商品名称、商品计量单位、单价、数量、金额和经办人员的签名或盖章；

3、发票上的大小写金额必须相符；

4、发票上必须加盖开出单位的发票专用章； 

5、发票不得涂改、挖补，同一张发票的笔迹应出自一人之手；

6、除定额发票之外，其他发票必须按规定填写，做到字迹清晰、书写规范，发票的金额不得涂改，其他项目更改后必须加盖出具单位的公章。

7、复印单据、复印发票、复印收据均不能作为报销单据；

8、不符合以上要求的发票，财务部有权拒绝报销。 

六、报销时间

如无特殊情况，次月5日统一将相关票据寄往深圳报销。紧急特殊情况、购买物品款以及支取暂借款不受此限。

七、本办法由秘书处负责解释。