海南墨子慈善基金会
财务管理制度
第一章 总则
第1条 为了规范海南墨子慈善基金会（以下简称墨子基金会）的财务工作，更好地发挥财务在运营管理中的作用，根据《慈善法》、《基金会管理条例》、《会计法》、《民间非营利组织会计制度》等法律法规，结合墨子基金会的实际，制定本制度。
第2条 墨子基金会财务管理的主要任务：通过资金的管理和运用，对机构的经济活动进行综合管理。包括：管理各项收入，降低成本费用，合理安排和使用各项资金；加强经济核算，提高资金使用效益；建立健全财务管理制度和规程，加强财务监督；维护机构财产完好，充分发挥财产物资效益；开展财务分析，参与机构经济决策，规范财务信息披露，促进机构建设和事业发展。
第3条 墨子基金会财务管理的内容包括：财务管理体制、预算管理、收入管理、支出管理、物资管理、财务分析和财务监督、财务决算和财务会计信息披露、会计档案管理等。
第二章 财务管理体制
第4条 墨子基金会的最高权力机构是理事会，理事会定期审议机构财务报告，并决定财务工作中的重大问题。日常财务管理工作由秘书长负责。
第5条 墨子基金会聘请具有专业资格的会计人员，会计不得兼任出纳。会计人员必须按照《民间非营利组织会计制度》进行会计核算，实行会计监督。会计人员调动工作或离职时，必须与接管人员办理交接手续。
第6条 墨子基金会的财务活动依法接受社会公众和国家有关管理部门的监督；每年接受独立会计师事务所的审计。
第7条 墨子基金会理事会换届和更换法定代表人及秘书长之前，应当进行财务审计。
第三章 货币资金管理
第8条 本规定所称货币资金，是指墨子基金会所拥有或控制的现金、银行存款和其它货币资金。
第9条 货币资金管理应遵循专款专用的原则，尊重捐赠人的意愿；货币资金管理严格按照计划、量入为出，保证财务现金流可持续运转；且货币资金管理要保证资金的安全及资金使用情况的可复核性。
第10条 现金管理
1.现金库存余额不得超过5万元；
2. 现金的提取：提取库存现金前，出纳应填写“银行提现申请单”，并注明用途、金额，经财务部负责人审核、执行秘书长签字批准。除特殊情况外，一次提取现金不得超过5万元；
3. 现金支付范围主要包括：
(1) 开展日常业务活动必须的现金支出。
(2) 出差人员必须随身携带的差旅费和参加会议、培训等按规定应交纳的费用。
(3) 个人劳动报酬，包括聘用人员工资、补贴及其它劳务费用。
(4) 结算起点5,000 元以下的零星支出。
(5) 确需现金支付的其它支出。
第11条 银行存款管理
1. 银行账户开立，需经过法人代表和秘书长批准。按照实际需要，可开立基本账户、外汇账户及一般账户；
2. 不属于现金开支范围的业务应当通过银行办理转账结算；
第12条 银行票据及有关印章的管理
1. 银行票据管理
（1）银行结算票据由出纳负责，按相关规定登记、领购、填制、保管、回收、缴销。
（2）专设银行结算票据登记簿，由出纳做好登记记录，严防空白票据遗失和被盗用。银行支票如发生丢失，有关责任人应及时向财务部及开户行报告。如系空白票据所造成的损失，丢失人员负有赔偿责任。
（3）银行票据的作废，需做好记录，并加盖作废章。
2. 银行印鉴管理
（1）对银行预留印鉴实行严格的管理，不得由一个人保管支付款项所需的全部印章。
（2）采用支票付款方式的，支票簿由出纳保管，财务专用章由财务部主任保管，法人章由墨子基金会领导或其授权人保管。
（3）采用网上银行付款方式的，由执行秘书长和财务部主任同时管理网上权限。
（4）网银付款由出纳准备，会计、财务部主任按照已批准的付款申请，按权限在网上进行付款支付审批。人民币5,000 元以内（含）的网银付款由财务部主任审批，人民币5,000 元以上的网银付款由财务部主任和执行秘书长同时审批后方可进行。
第四章 预算管理
第13条 根据墨子基金会机构发展战略，按照年度工作计划和任务，本着资源统筹规划、保障工作重点、收入支出协调的原则，坚持勤俭办事的方针，编制年度财务预算。财务预算经理事会或常务理事会审议批准后执行。
第14条 秘书处各部门须严格执行财务预算，除因工作计划、工作内容有较大调整、年中预算调整外，一般不予以调整。在季末和年末，财务管理部门应总结、分析预算执行情况及存在的问题，提出改进意见，报秘书长或理事会。预算执行情况纳入各管理部门的绩效考核。
第15条 年度预算的目标和原则
（一）预算要做到收支平衡和对相关政策的妥善处理。
（二）预算编制原则：遵循合法性原则、可行性原则、完善性原则、科学性原则、稳妥性原则、重点性原则。
第16条 预算编制流程
（一）根据墨子基金会战略规划和目标确定当年的工作规划；
（二）召开秘书处各部门预算讨论会，各部门确定年度工作计划；
（三）各部门根据年度工作计划进行预算编制工作，报秘书长预算办公室。秘书长预算办公室由秘书长领导，财务部为秘书长预算办公室的常设部门，由其负责预算相关事项的日常处理和预算的整理、汇总、编制；
（四）秘书长预算办公室负责统筹年度预算的编制并审核部门预算，提出改进意见；
（五）各部门根据秘书长预算办公室意见进行预算修改，并报秘书长预算办公室；
（六） 秘书长预算办公室通过后，经会长办公会审核，报理事会或常务理事会审核，批准后执行。
第五章 收入管理
第17条 分类核算各类收入。本规定所指的收入包括捐赠收入、会费收入、提供服务收入、政府购买服务收入、投资收益等业务活动收入和其它收入。
第18条 根据捐赠方对资金使用上的限制，收入被划分为限定性收入和非限定性收入。各项收入均纳入年度总预算统筹计划。
第19条 各项收入均归口由财务部统一管理和核算，严格各类票据的使用和签发，严格捐赠票据及其他票据的使用和签发。
第20条 收入流程
（一）现金或银行收款：无论是通过银行还是现金方式，收到款项后，应及时开具合规票据给付款人；并及时将支票、现金缴存银行入帐。
（二）社会捐赠专用收据应当填写准确、完整。包括以下信息：是否限定、收入性质、金额、付款人信息、收款人签字、加盖财务章。
（三）社会捐赠专用收据连续编号，按顺序使用。写错的收据，应注明“作废”，不得撕下。
第21条 实物捐赠收入
收到捐赠实物后，捐赠方需要提供的以下证明文件：
（一）捐赠方出具实物捐赠函，注明捐赠品名、数量、估计价值、用途、联系人方式等。
（二）提供捐赠货物价值证明或原始单据。若无价值证明的，按市场的公允价值计价。
（三）按价值证明，开具实物收据给捐赠单位或个人；
（四）根据实物收据验收后填写入库单并凭入库单入帐；另一份入库单交财务部存档。
第22条 收入核算
（一）对所募集的捐赠收入实行统一管理、分类核算。
（二）接受定向捐赠收入，可依据捐赠人汇款和提供的信息进行记录，也可与捐赠人签订捐赠协议或者要求捐赠人提供捐赠函等信息，来确认定向捐款收入。
（三）限定性资产转为非限定资产的条件
1. 期末，将限定性收入和非限定收入余额分别转入限定性净资产和非限定性净资产；
2. 如果限定性净资产的限制已经解除，应当对净资产进行重新分类，将限定性净资产转为非限定性净资产；
3. 当存在下列情况之一时，可以认为限定性净资产的限制已经解除：
（1）所限定净资产的限制时间已经到期；
（2）所限定净资产规定的用途已经实现；
（3）资产提供者或者国家有关法律行政法规撤销了所设置的限制；
（4）财务部应每年清查限定性资产的使用状况，并根据实际情况进行结转。
第23条 投资收益
（一）按照合法、安全、有效的原则实现资金的保值、增值。
（二）需要经过理事会或常务理事会批准的投资事项为：年度投资计划；单笔超过人民币2,000,000元的投资行为；
（三）其它理事会认为的重大投资活动。
第六章 支出管理
第24条 目的：为了规范墨子基金会对支出的内部控制，统一各项支出的报销要求、保证支出的有效、及时、准确，制定本规范。
第25条 按照理事会或常务理事会批准的年度预算和规定的开支范围、标准执行资助支出和费用支出，并严格按照捐赠协议安排资助计划；建立健全各项支出管理和审批制度。
第26条 各项支出的安排必须有利于公益事业发展，必须贯彻厉行节约和量力而行的原则，严格遵守各项财政、财务制度和财经纪律。
第27条 支出的基本要求：费用报销须符合墨子基金会财务制度和其他相关管理制度，具体细则参考《海南墨子慈善基金会财务报销管理规定》。
第28条 支出类型：日常支出包括办公用品及低值易耗品采购、工资及办公室支出、市内交通费、差旅费、工作餐费、业务招待费、固定资产、项目支出、其它支出等。
第29条 支出细则
（一）办公用品、低值易耗品
由办公室负责，实报实销; 初次采购，应多方比价后，挑选出最佳供应商。与最佳供应商建立长期的合作关系之后，可省去多方比价的手续。
（二）工资及办公室支出
1. 办公室定额支出指房租、水电气、座机费等等。工资及办公室定额支出，须经按权限经审批人首次确认，例如聘用合同、房租合同等。
2. 差旅费：参考《海南墨子慈善基金会财务报销管理规定》。
3. 业务招待费：须注明被招待人员单位，姓名，地点，事由。一般不超过100元/人。特殊情况不超过200 元/人，需按照审批权限事先得到批准。
（三）其它支出
对于其它支出，申请人需提交支持性文件，包括但不限于批准的立项申请书、三方报价、协议或合同，项目报告，验收单等，按照审批权限进行批准后，到财务办理请款或报销手续。具体参见《海南墨子慈善基金会行政管理规定》。
第30条 付款一般程序
（一）支付申请：部门或个人申请付款时，应提前向审批人提交付款申请单，注明款项的用途、金额、支付方式等内容，有相关合同、协议、文件或证明材料的要一并附上。
（二）合规审核：财务部负责对付款申请单进行审核，确认是否符合预算管理，相关原始单据是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等。
（三）审批：审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的付款申请，审批人应拒绝批准。
（四）支付：出纳应当根据复核无误的付款申请单，按规定办理支付手续，及时登记现金和银行存款日记账。
第31条 支出的审批权限
（一）部门负责人审批额度为每笔金额在人民币1,000 元之内（含）的日常支出；或50 元/人以下、总额不超过300元标准的招待费用及工作餐费。
（二）执行秘书长审批额度为每笔金额在人民币5000 元之内（含）的日常支出。
（三）秘书长审批额度为每笔金额在人民币100，000 元以内（含）的支出；或200元/人以下标准的招待费用及工作餐费。
（四）理事长审批额度为每笔金额人民币500,000元（含）以内的支出（含)。超过500,000 的付款报理事会审批。
（五）职位空缺时，由上一级别审批人审批空缺职位的事宜。
（六）每一级别的审批需得到上一级别审批人的批准后进行。部门负责人的报销需经执行秘书长审批；执行秘书长的费用由秘书长审批。
（七）如有审批权限人员出差在外，可邮件批复。审批人也可授权其他人员代行审批，但被授权人员的权限应以书面形式确定。
第七章 物资管理
第32条 物资是资金的实物形态之一。物资管理要贯彻统一领导、归口管理的原则，既要保证事业发展的需要，又要防止财产物资的积压和损失浪费，最大限度地发挥财产物资的效益。
第33条 物资管理包括：固定资产管理、捐赠物资管理和低值易耗品管理等。
第34条 固定资产管理。固定资产是用于机构业务活动，单位价值在规定标准2000元以上、耐用时间在一年以上的办公设备或其他设施；单位价值虽未达到规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资，也应作为固定资产管理；单位价值虽已超过规定标准，但易损坏，更换频繁的，不作为固定资产管理。
（一）固定资产按用途分类管理，并建立验收、领发、保管、调拨、登记、折旧、检查和维修制度，做到账账相符，账实相符；固定资产的购置及相关登记手续，由综合管理部统一管理。
（二）注重发挥固定资产的效益，购（建）固定资产，必须进行可行性论证，提出两种以上方案，择优选用。
（三）加强对固定资产报废、处理的管理，确属不能或不宜使用的固定资产，可以作报废处理；确属闲置不需要的固定资产，应按规定的程序处理，避免积压，造成损失浪费。
（四）财务部须配合办公室定期或不定期地对固定资产进行实地盘点，每年至少盘点一次，做到账实相符。每次盘点结束，由办公室提交统计清单并对盘盈、盘亏的固定资产查明原因，报秘书长批准后，财务部进行相应处理。
（五）不再需要或不能使用的固定资产，由办公室提交申请，报财务部审核后，并报批秘书长，进行有偿转让或报废，同时报批单转交财务部门进行账务处理。
第35条 低值易耗品管理。低值易耗品是指单位价值较低、容易损耗、不够固定资产标准的各种工器具以及办公用品等。低值易耗品的购买、验收、进出库、保管等须审批程序规范，管理控制科学。在保证工作需要的前提下，降低材料和低值易耗品的库存和消耗。
第36条 捐赠物资的管理。捐赠物资是募集到的各类捐赠实物。捐赠物资按照捐赠人的捐赠指向分类管理，并严格验收、进出库、保管等管理制度。捐赠物资严格按捐赠人的意愿划拨、使用；在接受捐赠的物资无法用于符合其宗旨的用途时，可以依法拍卖或者变卖，所得收入用于捐赠目的。具体请参照《海南墨子善基金会接受物资捐赠管理办法》及《海南墨子慈善基金会捐赠款物信息公开管理办法》
第37条 专项基金管理。墨子基金会设立的“专项基金”是指捐赠人/发起人以支持公益事业发展为目的，认同海南墨子慈善基金会的公益理念，在墨子基金会的基本账户下，设立专项基金财务科目，按照捐赠人或发起人的意愿，专款专用的专项资金。专项基金应实行独立核算，专款专用，专项基金的日常财务工作由墨子基金会财务部门负责。具体请参照《海南墨子慈善基金会专项基金管理办法》和《海南墨子慈善基金会专项基金财务管理办法》
第38条 财务分析与财务监督是认识、掌握财务活动规律，提高财务管理水平和资金使用效益，维护财经纪律，促进事业健康发展的重要手段。
第39条 财务分析的主要内容包括：预算执行情况、资金运用情况、财产物资的使用、管理情况等。财务管理部门应结合墨子基金会资金使用特点，建立科学、合理的财务分析指标。通过分析，反映业务活动和经济活动的效果，并将分析结果及时反映给秘书处和理事会，为其进行决策提供科学、可靠的依据。
第40条 财务部要通过收支审核、财务分析等，对财务收支、资金运用、财产物资管理等情况进行监督检查。对违反国家财政、财务制度和财经纪律的行为，要及时予以制止、纠正，性质比较严重的，要向领导及有关部门报告，并按有关规定严肃处理。
第九章 财务决算
第41条 年度财务决算是年度会计期间公益项目的收入及成本、资产质量、财务效益等基本情况的综合反映，是全面了解和掌握运营状况的重要手段。
第42条 严格按照国家有关财务会计制度规定，在进行财产清查、债权债务确认和资产质量核实的基础上，以年度内发生的全部经济交易事项的会计账簿为基本依据，认真组织机构财务决算编制和报表工作，做到账表一致、账账一致、账证一致、账实一致。
第43条 严格按照《民间非营利组织会计制度》的规定编制财务报告，并接受独立会计师事务所的审计。
第十章 财务会计信息披露
第44条 墨子基金会年度财务会计报告对外披露须经理事会或常务理事会批准
第45条 财务会计信息是捐赠人、管理者和理事会等机构利益相关方了解机构资源状况、负债水平、资金使用情况及现金流量等信息的重要来源。财务信息披露是建立社会公信力的重要环节，其主要形式是财务会计报告。
第46条 按照《民间非营利组织会计制度》的规定，机构会计报表包括资产负债表、业务活动表和现金流量表，同时包括会计报表附注，说明机构采用的主要会计政策、会计报表中反映的重要项目的具体说明和未在会计报表中反映的重要信息的说明等。
第47条 建立定期财务信息披露制度，提供真实、及时、公允的财务会计信息；按照墨子基金会章程的规定每年在机构网站及相关媒体上公布审计报告和财务会计报告。
第48条 以单一项目或捐赠人为报告主体的财务会计信息由财务部负责按会计制度核算并编制，报秘书长审核批准后，方可对外提供或披露。重大财务信息的披露必须纳入财务会计报告的内容，由财务部按规定报请批准后对外披露。
第十一章 会计档案管理
第49条 会计档案是记录和反映机构经济业务事项的重要历史资料和证据。会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告以及其它会计资料。
第50条 会计档案实行专人管理。会计档案由财务部负责整理归档。
第51条 墨子基金会的会计档案不得外借，遇有特殊情况，须经执行秘书长批准后，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。
第52条 销毁会计档案须按规定程序审批。对到期未了结的债权债务的原始凭证及其它未了事项的原始凭证不得销毁，单独抽出另行立卷，保管到未了事项完结时为止。
第53条 本制度解释权属秘书处。
